Registracijski informacijski sistem

V spletni ali mobilni aplikaciji se avtomatsko urejajo vloge za urne odsotnosti, nadure in izredno delo s samodejnim obveščanjem po e-pošti. Zaposleni in vodje spremljajo odobrene, zavrnjene in čakajoče vloge ter bilanco ur v realnem času. Sistem samodejno zabeleži vse podatke v urne liste in jih uporabi za obračun plač v KADRIS 4 ali izvozi v druge sisteme.

V spletni ali mobilni aplikaciji se avtomatsko urejajo vloge za celodnevne ali več dnevne odsotnosti s samodejnim obveščanjem po e-pošti. Zaposleni in vodje lahko spremljajo odobrene, zavrnjene in čakajoče vloge ter bilanco dopusta v realnem času. Sistem samodejno zabeleži vse podatke v urne liste in jih uporabi za obračun plač v KADRIS 4 ali izvoz v druge sisteme.

Infomat na spletni ali mobilni različici aplikacije omogoča zaposlenim stalen dostop do osebne bilance delovnih ur prisotnosti in odsotnosti ter zgodovino vseh poslanih vlog za najavo odsotnosti. Vodjem omogoča ogled podatkov, povezanih z evidenco delovnega časa, vrsticami dela in stanjem ter razporedi zaposlenih. Obseg vidnih podatkov je odvisen od pravic za dostop, dodeljenih posameznemu uporabniku sistema. Vodjem omogoča prikaz urnih in celodnevnih odsotnosti, stanja delovnih ur ter dopustov na ravni oddelka in za vsakega zaposlenega posebej. Vodje in kadroviki lahko pridobijo pomembne informacije o delovnem času zaposlenih, njihovih odsotnostih in razporedih. 

Integracija z vsemi vmesniki na državnem portalu SPOT omogoča avtomatski prenos elektronskih bolniških listov (eBOL) in potrdil o darovanju krvi (ePODK) ter oddajo zahtevkov (eNDM) za refundacije nadomestil plače za dolgotrajne bolniške odsotnosti in odsotnosti z dela zaradi darovanja krvi. 

Podatki o bolniških odsotnostih in odsotnostih zaradi darovanja krvi (obrazci eBOL in potrdila ePODK) se s portala SPOT avtomatsko prenesejo in zabeležijo v urne liste zaposlenih. Zahtevki za refundacijo nadomestil plače (obrazci eNDM) se prav tako avtomatsko prenesejo na državni portal SPOT. Sistem podatke o zadržanostih z dela in odobrenih refundacijskih zahtevkih preračuna za obračun plač znotraj plačnega sistema KADRIS 4 ali izvozi v katerikoli drug zunanji plačni sistem. Vmesnik eNDM omogoča združevanje in paketno oddajo več zahtevkov hkrati.

Integracija omogoča poenostavitev administrativnih opravil med različnimi državnimi institucijami in poslovnimi subjekti, kar izboljšuje sledljivost dokumentacije ter pospešuje procese obračuna in izplačil plač. 

Avtomatiziran proces pošiljanja, pregledovanja in odobravanja vlog za službene poti ter izplačevanja potnih stroškov. Osnovni modul omogoča več-stopenjski proces, vključno z najavo, pregledom in odobritvijo poti ter izplačilom stroškov. Napredni modul pa omogoča tudi rezervacijo službenih vozil s sistemom kontrole in vodenjem evidenc o relacijah in kilometrini. Sistem omogoča preračun plač znotraj KADRIS 4 ali izvoz podatkov v drug plačni sistem.

[NOVOST] Zakup storitev API KEY Google maps 

Za preverjanje relacij opravljenih poti je v modulu na voljo možnost zakupa storitev API KEY Google maps. Storitev vključuje uporabo funkcij Distance Matrix API, Directions API, Maps JavaScript API in Distance Matrix service.

Program enostavno in učinkovito usklajuje plan dela in odsotnosti zaposlenih, hkrati pa optimizira izplačila za nadurna dela in dodatke za neenakomerno razporejen delovni čas. Primeren je za delovna okolja, kjer delo poteka 24/7 v več izmenah, z nadomeščanji, dežurstvi in nadurami. Sistem samodejno nadzoruje urnike in opozarja na kršitve s pomočjo jasnih vizualnih oznak, kar omogoča hitro odzivanje. Preverja vsako spremembo urnika v skladu z zakonskimi omejitvami, opozorila pa pomagajo pri preprečevanju napak in kršitev. Poleg tega intuitivni namigi, funkcije za hitro razporejanje in kopiranje urnikov ter pregled zasedenosti olajšajo delo ter prihranijo čas pri upravljanju zaposlenih. Zaposleni imajo stalen dostop do razporeda dela, preko mobilne aplikacije lahko pošiljajo vloge za menjave in potrditve razporeda dela s sodelavci ter spremljajo odobrene, zavrnjene in čakajoče vloge.

Prednosti prenovljenega modula Razpored dela:

1. Hiter dostop do ključnih informacij: z modulom Razpored dela in namensko razvito mobilno aplikacijo KADRIS 4 Mobile pridobite vse ključne podatke o zaposleni osebi na enem mestu, kar omogoča hitre in učinkovite izdelave urnikov dela.
2. Avtomatski nadzor in opozorila: Sistem vas sproti opozarja na morebitne kršitve urnikov in drugih pravil. Rdeči in rumeni trikotniki jasno označijo stopnjo resnosti, da se lahko hitro odzovete.
3. Intuitivni namigi za lažjo uporabo: Priročni namigi vam ponujajo uporabne informacije tam, kjer jih potrebujete.
4. Razporejanje v nekaj sekundah: Uporabite tipki (SHIFT in CTRL) za hitro razporejanje delovnih nalog v urnike dela.
5. Kopiraj in prilepi razporede: Enostavno kopirajte in prilepite delovne razporede s kombinacijo tipk (SHIFT+C/CTRL+C za kopiranje in CTRL+V za lepljenje), kar vam prihrani dragocen čas.
6. Pametno upravljanje skupin zaposlenih: Ustvarite skupine zaposlenih glede na urnike in preverite skladnost že ob vnosu. Primerno za timske skupine, kot so ambulante ali ordinacije.
7. Personalizirani komentarji: Različni tipi komentarjev omogočajo, da ima vsak zaposleni dostop samo do tistih informacij, ki so zanj relevantne, medtem ko planerji lahko beležijo zasebne opombe.
8. Vpogled v pretekle razporede: Vpogledi v različne verzije razporedov (delovni in objavljeni) in dostopi do zgodovine sprememb vam omogočajo analizo preteklega dela.
9. Pregled zasedenosti in potreb: Zasedenost delovišč je razvidna na prvi pogled, saj barvne oznake ponujajo pregled trenutnega stanja in potreb po zaposlenih glede na urnik in delovišče.

Programski modul omogoča več načinov naročanja malic ali drugih obrokov za poljubno časovno obdobje, kot so trenutni dan, en teden ali cel mesec. Pri prihodu na delo se na registracijskem terminalu izbere ena od malic, ki jih ponudi sistem. Evidenca koriščenja malic z uporabo identifikacijskih medijev (kartica, obesk, pametni telefon) je namenjena lažjemu evidentiranju koriščenja malic in učinkovitejšemu pretoku zaposlenih v menzi. Stanje bonov ali znesek kreditov se glede na porabo samodejno odšteva oz. prenaša v plačni sistem, pri čemer se koriščeni znesek odtrga od plače.

Programski modul samodejno izračuna plače na podlagi vnaprej določenih kriterijev, vključno s podrobnim spremljanjem različnih vrst dela, kot so redno in nadurno delo, nadomeščanja, dopusti in bolniške odsotnosti ter službene poti. Vsi podatki se avtomatsko zabeležijo v urno listo zaposlenega, kar zagotavlja hiter in natančen obračun plač. Sistem lahko podatke izvozi v različne zunanje plačne sisteme ali znotraj platforme KADRIS 4 v plačni informacijski sistem (sklop PIS).