Kadrovski informacijski sistem

Digitalno podprt zaposlitveni lijak – od razpisa za delovno mesto do zaposlitve – pospeši proces iskanja in zaposlovanja novih kadrov, saj omogoča pripravo in objavo razpisanega delovnega mesta po vnaprej določenih zaposlitvenih kriterijih. Rešitev omogoča avtomatski prepis podatkov iz prijavnega obrazca, ki se nahaja na spletni strani podjetja in zaposlitvenih portalih, za nadaljnjo obravnavo, organizacijo razgovorov, selekcijo in izbiro kandidatov. Pregled nad viri prijav in vpogled v bazo preteklih prijav omogočata strateško načrtovanje in lažje iskanje novih kadrov.

Zakonsko obvezna zavarovanja zaposlenih ali pogodbenih partnerjev se lahko avtomatsko uredijo preko istoimenskega vmesnika na državnem portalu SPOT. Rešitev omogoča oddaje M-1 in M-2 obrazcev (prijave in odjave zaposlenih v zdravstvena in socialna zavarovanja), M-3 obrazcev (posredovanje sprememb podatkov o zavarovancih) ter M-12 obrazcev (prijave v zavarovanja za primere poškodb pri delu in poklicnih bolezni) na državni portal SPOT in od tam naprej do Zavoda za zdravstveno zavarovanje Slovenije (ZZZS). Možna je tudi masovna prijava in odjava podatkov, ko podjetje spremeni pravnoorganizacijski status, preide na krajši delovni čas, mora urediti čakanje na delo ali množično odpustiti oz. zaposliti nove kadre. 

Redni letni razgovori so pomembno orodje za celovit vpogled v uspešnost, motivacijo in kompetence zaposlenih ter za spremljanje doseganja ciljev podjetja. Njihov cilj je zagotoviti pregled nad delom posameznika, uskladiti pričakovanja, načrtovati razvoj kadrov, oblikovati karierne poti in uvesti potrebne izboljšave.

Osnova za razgovor med vodjo in zaposlenim so vnaprej pripravljeni vprašalniki, prilagojeni potrebam obeh strani. Zaposleni izpolni samooceno, medtem ko vodja poda svojo oceno. Razlike med samooceno in oceno vodje služijo kot izhodišče za konstruktiven dialog o dosežkih, pričakovanjih in priložnostih za izboljšave.

Programska rešitev vsebuje različne oblike vprašalnikov: opisni odgovori, kategorije z enim ali več odgovori in tabele z več odgovori. Izpolnjeni vprašalniki omogočajo analizo počutja zaposlenih, oceno timske dinamike in učinkovitosti. Na podlagi odgovorov se oceni delo zaposlenega in realizacija ciljev, nato pa se določijo novi cilji in naloge za prihodnje obdobje. Programska rešitev omogoča tudi zapis dialoga v obliki beležke, ki je dostopna zaposlenemu in vodji kadarkoli tekom leta.

Presoja kompetenc je ključnega pomena za razvoj zaposlenih in izboljšanje učinkovitosti dela v organizaciji. Sistematično vrednotenje kompetenc, ki zajemajo vedenjske, vodstvene, generične in strokovne spretnosti, omogoča organizaciji, da spremlja trenutno stopnjo usposobljenosti zaposlenih, določa cilje ter pripravlja strategije za njihov nadaljnji razvoj. S tem procesom podjetje zmanjšuje tveganja ob morebitni izgubi ali menjavi ključnih kadrov.

Proces presoje kompetenc vključuje:

• Določanje kompetenčnega profila: Za vsako delovno mesto se opredelijo pričakovane kompetence in stopnja njihove razvitosti, kar omogoča prilagojen pristop k presoji in usposabljanju glede na specifične zahteve posameznih vlog.
• Ocena kompetenc: Najpogosteje presojo izvaja neposredni vodja, pri čemer ima zaposleni možnost samoocene. Ta proces prikaže razliko med pričakovano in dejansko stopnjo razvitosti kompetenc ter identificira ključna področja za izboljšave.
• Povratni pogovor o rezultatih: Vodja in zaposleni se srečata in analizirata rezultate presoje. Med pogovorom določita konkretne korake za izboljšanje kompetenc, ki so manj razvite, in izpostavita področja, kjer so zaposleni že dosegli pričakovano raven ali jo celo presegli.

Presoja kompetenc se lahko izvaja kot samostojen proces ali kot sestavni del rednega letnega razgovora, kar spodbuja boljše sodelovanje med zaposlenimi in vodstvom ter omogoča jasno postavljanje ciljev za prihodnje obdobje.

Celostna presoja kompetenc prinaša vrsto koristi - zaposlenim pomaga bolje razumeti lastne prednosti in področja za izboljšave, podjetju pa nudi strateški vpogled v usposobljenost kadrov in omogoča pravočasni razvoj ključnih veščin in znanj, ki prispevajo k dolgoročnemu uspehu organizacije.

Ciljno vodenje, ki kot merilo uspešnosti postavlja doseganje rezultatov, učinkovito usmerja zaposlene in omogoča merjenje ter ocenjevanje zastavljenih ciljev na vseh ravneh organizacije. Zaposleni se lažje poistovetijo s cilji organizacije in osebnimi cilji, ki jih morajo doseči, kot pa zgolj z navodili, ki jih morajo upoštevati.

Programska rešitev zajema celoten proces planiranja ciljev, znotraj katerega se opredelijo organizacijska področja in vrednosti. Vodje posameznih organizacijskih enot uskladijo cilje s svojimi nadrejenimi, nato pa določijo cilje za svoje ekipe in sebe. Pri tem imajo zaposleni možnost, da si sami določijo tudi svoje osebne cilje.

Vodje nato v sistemu spremljajo načrtovane aktivnosti in ocenjujejo rezultate dela posameznikov ali skupin (realizacija) glede na poslovne rezultate podjetja. Ocenjevanje ciljev lahko izvaja vodja za zaposlene (ocena vodje) ali zaposleni sam zase (samoocena). Ocenjevanje se lahko izvede v okviru rednih letnih razgovorov ali pa ločeno kot samostojni proces. Sledi dialog o vrzelih med cilji in realizacijo ter določitev ciljev za naslednje obdobje.

Vlaganje v znanje zaposlenih je nujno za konkurenčnost posameznika, organizacije in trga. Vsebinski, finančni in časovni pregled izobraževalnih procesov na skupni platformi za upravljanje kadrov omogoča kadrovski službi in vodjem oddelkov pripravo in potrjevanje plana ter izvedbo izobraževanj, prijavo zaposlenih na izobraževanja, odobritev prijav s strani vodje, izvedbo ankete o zadovoljstvu in poročila o izvedbi izobraževanj, predloge novih vsebin od zaposlenih, obračun potnih stroškov, povezanih z lokacijo izobraževanja, in analizo učinka pri delu.

Merjenje delovne uspešnosti je ključen kazalnik uspešnosti dela zaposlenih. Digitalno podprta analiza podatkov omogoča vpogled v prednosti in slabosti dela, kar posredno vpliva na druge kadrovske procese, kot so nagrajevanje, prestrukturiranje, zaposlovanje, izobraževanje in razvoj kompetenc. Rešitev na podlagi kriterijev in ocenjevalnih lestvic omogoča izvedbo ocenjevanja za posameznika ali več skupin zaposlenih. Število in vsebina kriterijev ter finančna sredstva za nagrajevanje so določeni po kriterijih in razpoložljivih sredstvih posameznega poslovnega subjekta.

Vzpostavljen sistem nagrajevanja za delovno uspešnost krepi pozitivno izkušnjo zaposlenega in poveča motivacijo za delo. Sistem povezuje vse procese – od ocenjevanja uspešnosti do izračuna vrednosti in končnega izplačila nagrad zaposlenim. Kriteriji za pretvorbo ocene delovne uspešnosti v finančno vrednost nagrade so dinamično nastavljivi in skladni z internimi pravili organizacije. Ko je proces zaključen, sta ocena delovne uspešnosti in vrednost nagrade avtomatsko izpisana na osebnem portalu zaposlene osebe, nagrada pa je izplačana pri obračunu plače. 

Z načrtovanjem nasledstev se zmanjšajo tveganja, ki so posledica izgube ali menjave kadrov na ključnih delovnih mestih. Sistem omogoča primerjavo delovne uspešnosti, kompetenc in potenciala zaposlenih na enakih delovnih mestih. Pridobljeni pdoatki so izhodišče za primerjavo z zahtevami ključnih delovnih mest in oblikovanja primernih naslednikov. 

Vsebinsko podprt proces planiranja, izvedbe in potrditve usposobljenosti zaposlenih na delovnih mestih, je ključ do njihove pozitivne izkušnje in večje pripadnosti podjetju. Rešitev omogoča pripravo vsebinskega in časovnega načrta usposabljanja, nadzor nad izvajanjem pod vodstvom mentorja in ključnih deležnikov ter obveščanje o rokih za izvedbo aktivnosti. Za certificiranje usposobljenosti se izvedeta izpit (vprašalnik in praktični izpit) in validacija oz. ponovno preverjanje usposobljenosti.

Modul podpira postopek izvolitve kandidatov v znanstvene in strokovno raziskovalne nazive za pridobitev pravice predavati na visokošolskem zavodu oz. fakulteti določene univerze. Digitaliziran je postopek priprave korakov glede na vrsto naziva, v katerega se prijavlja kandidat. Modul vključuje sestavo komisije, vnos obveznih dokumentov in podatkov za izvolitve, obveščanje in pošiljanje e-pošte komisiji, polja za mnenja in zapisnike komisije ter zapis izvolitev v raziskovalne nazive. Kandidati za nazive vnašajo vloge in priloge v osebnem portalu zaposlenega, skrbniki procesa pa v imenu kandidatov sprejemajo ali vnašajo vloge in priloge v kadrovskem portalu. Komunikacija med vsemi deležniki je podprta z e-poštnimi opomniki.

Zakonsko opredeljeno ocenjevanje javnih uslužbencev in preverjanje izpolnjevanja pogojev za napredovanje v višji plačni razred spodbuja javne uslužbence k učinkovitosti pri delu. Digitalno in z zakonskimi spremembami podprt proces ocenjevanja javnih uslužbencev omogoča ocenjevalcu vnos zakonsko določenih ocenjevalnih enot in ocen, časovno omejitev vnosa ocen, prejem ocene na osebni portal zaposlene osebe oz. seznanitev z oceno, tiskanje ocenjevalnega lista in upoštevanje ocen pri izbiri kandidatov za napredovanje.

Zakonsko opredeljeno merjenje delovne uspešnosti v javnem sektorju je podlaga za izplačilo nagrade, kar spodbuja učinkovitost pri delu. Digitalno podprt postopek ocenjevanja javnih uslužbencev je oblikovan po kriterijih, ki so določeni v Kolektivni pogodbi za javni sektor: znanje in strokovnost, kakovost in natančnost, odnos do dela in delovnih sredstev, obseg in učinkovitost dela, inovativnost. Vsak kriterij je ovrednoten z največ eno točko (0 ali 1), njihov seštevek (od 0 do največ 5) pa je podlaga za izračun nagrade. Rešitev mogoča izpis vseh nadpovprečno ocenjenih in morebitno neocenjenih za javno objavo. Ko je proces zaključen, sta ocena delovne uspešnosti in vrednost nagrade avtomatsko izpisana na osebnem portalu zaposlene osebe, nagrada pa je določena pri obračunu plače.

Delodajalec je po zakonu dolžan zagotavljati varnost in zdravje zaposlenih pri izvajanju dela. Urediti mora oceno tveganja in pridobiti izjave o varnosti, izvajati usposabljanje za varno in zdravo delo ter zagotoviti preventivne zdravstvene preglede. Programska rešitev omogoča vodenje zakonsko predpisanih evidenc, izdelavo evidenčnih listov in obrazcev (npr. ER-8, DD1, DD1-A) ter zagotavljanje rednih zdravstvenih pregledov.

Ocenjevanje in ovrednotenje tveganj, katerim so ali bi lahko bili zaposleni izpostavljeni pri svojem delu, je obveza vsakega delodajalca. Programska rešitev omogoča vnos in ureditev osnovnih podatkov o izdelovalcu ocene tveganja, kreiranje tehnoloških celot z opisi, vnos podatkov za analizo delovnega mesta (ADM), izpis obrazcev ADM ter izpis ocene tveganja z izjavo. Po oceni tveganj delodajalec sprejme pisno izjavo o varnosti z oceno tveganja, v kateri so opredeljeni vsi elementi zagotavljanja varnosti in zdravja pri delodajalcu.

Delodajalec je neizogibno dolžan zagotavljati vsem zaposlenim zakonsko obvezne zdravstvene preglede, zaposleni pa so se nanje dolžni odzvati. Podlaga za določitev vrste, obsega, vsebine in terminov posameznega zdravstvenega pregleda je ocena tveganja, ki jo določijo delodajalci na podlagi strokovne ocene pooblaščenega zdravnika ter rezultatov meritev obremenitev in škodljivosti v delovnem okolju. Programska rešitev z opomniki za obveščanje omogoča planiranje zaposlenih na obdobne, predhodne, kontrolne ter druge zdravstvene preglede, izpis napotnic za zdravstveni pregled in pošiljanje vabil na zdravniške preglede z ustreznimi navodili in informacijami.

Programska rešitev omogoča avtomatsko pripravo podatkov za aktuarski izračun, uvoz izračunanih vrednosti ter knjiženje zneskov aktuarskega izračuna ob začetku leta zaradi integracije s kadrovskim in plačnim sistemom.

Programska rešitev omogoča planiranje sredstev za izplačilo regresa, mesečno knjiženje dvanajstin, seznam kandidatov, priprava temeljnice, storniranje ali izplačilo regresa.

Programska rešitev ob začetku koledarskega leta izvede preračune in rezervacijo potrebnih sredstev neizkoriščenega dopusta in presežka ur iz preteklega leta in to stanje vodi v tekočem letu.