Informacijski sistem
KADRIS 4

Portal podjetja vključuje imenik ali seznam vseh zaposlenih, ki prikazuje njihov trenutni status prisotnosti ali odsotnosti. Zaposleni lahko v realnem času preverijo ali spremljajo statuse prisotnosti in odsotnosti za vse sodelavce, kar jim olajša organizacijo internih sestankov in drugih aktivnosti. Poleg tega portal omogoča selektiven prikaz odsotnosti v koledarju, tako da se lahko določene vrste odsotnosti, na primer bolniška odsotnost, skrijejo. Vsak uporabnik v osebnem portalu vidi samo svoje odsotnosti, medtem ko v portalu vodij vodja lahko pregleduje odsotnosti zaposlenih, za katere ima pooblastila. Portal podjetja prav tako omogoča vpogled v trenutno prisotnost zaposlenih in začasne odsotnosti, kot so odmori za malico, kavico, osebne ali službene odsotnosti.

Osebni portal je namenjen zaposlenim za hitro in enostavno upravljanje osebnih dokumentov ter delovnih nalog. Zaposlenim omogoča učinkovit dostop do ključnih informacij in funkcij za njihovo delo in upravljanje delovnega časa. Zaposleni lahko prek portala:

• pregledujejo osebne dokumente, kot so plačilne liste, urne evidence, obvestila o dopustu, pogodbe in aneksi - vse na enem mestu,
• upravljajo delovni čas s funkcionalnostmi, kot so potni nalogi, elektronske dovolilnice za urne odsotnosti, načrtovanje večdnevnih odsotnosti, spletno evidentiranje dela ter vnos manjkajočih dogodkov,
• dostopajo do razporedov dela z enostavnim in jasnim pregledom delovnih urnikov,
• prijavljajo se na izobraževanja in ocenjujejo opravljena izobraževanja ter spremljajo in izpopolnjujejo svoje kompetence ter znanje,
• izpolnjujejo vprašalnike za redne letne razgovore za boljše razumevanje osebnega razvoja in uspešnosti na delovnem mestu,
• dostopajo do ocen delovne uspešnosti, kompetenc in podatkov o zadolženih sredstvih za boljše razumevanje lastnih dosežkov in pričakovanj,
• sledijo ciljem in KPI-jem, ki so bili določeni s strani vodstva za boljšo usmerjenost v delo in spremljanje lastnega napredka.

Uporaba osebnega portala prinaša številne prednosti za zaposlene, med katerimi so razbremenitev kadrovske in računovodske službe, saj ni več potrebe po tiskanju dokumentov ali telefonskem obveščanju zaposlenih. Portal pospešuje kadrovske procese, izboljšuje komunikacijo in povečuje zadovoljstvo zaposlenih, saj omogoča hiter dostop do informacij ter olajša upravljanje njihovega delovnega časa in osebnih dokumentov.

Portal vodij je namenjen vodjem oddelkov kot učinkovito orodje za upravljanje njihovih ekip ter kadrovskih procesov v organizaciji. Vodjem omogoča dostop do različnih funkcionalnosti, ki so ključnega pomena pri uspešnem vodenju in koordiniranju dela njihovih zaposlenih. Vodja lahko: 

• upravlja naloge zaposlenih: vodja lahko dodeljuje in spremlja naloge ter sledi njihovemu izvajanju s strani zaposlenih,
• potrjuje odsotnosti: vodja ima možnost odobravanja različnih vrst odsotnosti zaposlenih, kar omogoča učinkovito upravljanje delovnega časa,
• potrjuje udeležbo na izobraževanjih: vodja spremlja in potrjuje udeležbe zaposlenih na izobraževalnih dogodkih ter razvojnih programih,
• izvaja letne razgovore: vodja ima možnost izvajanja letnih razgovorov in ocenjevanja uspešnosti zaposlenih,
• ocenjuje kompetence: vodja lahko ocenjuje kompetence zaposlenih ter identificira potencialna področja za njihov razvoj,
• ciljno vodi ekipo: vodja spremlja napredek ekipe v smeri postavljenih ciljev ter usmerja dela v skladu s strategijo podjetja.

Portal vodij omogoča tudi dostop do analitičnih orodij, kot so grafikoni stroškov dela, podatki o odsotnosti zaposlenih in pričakovane ter dejanske ocene kompetenc. Te informacije so ključne pri sprejemanju odločitev in načrtovanju nadaljnjih korakov. Uporaba portala vodij prinaša številne prednosti, med katerimi so pospešeni kadrovski procesi, izboljšana komunikacija z ekipo ter povečanje zadovoljstva in uporabniške izkušnje za vse vpletene.

Kadrovski portal združuje različne module in funkcionalnosti kadrovskega informacijskega sistema ter ponuja celovit pregled nad ključnimi podatki o zaposlenih. Njegova glavna naloga je zagotoviti celovit pregled in učinkovito upravljanje ključnih podatkov o zaposlenih v organizaciji. Ta portal je posebej zasnovan za osebe iz kadrovske službe, ki so odgovorne za izvajanje in upravljanje kadrovskih procesov na učinkovit način. Ponuja jim širok nabor možnosti urejanja podatkov o zaposlenih, vključno z delovno dobo, izobrazbo, družinskimi člani, dopusti, zavarovanji, veščinami, dodatki, invalidnostjo ter podatki o odsotnosti in prisotnostih. Prav tako omogoča upravljanje različnih oblik dela, kot so študij, prakse, pogodbena dela in podobno. Kadrovski portal je tako ključno orodje za natančno in učinkovito upravljanje kadrovskih podatkov v organizaciji.

Digitalno podpisovanje in pošiljanje dokumentov poteka na relaciji med ustvarjalcem (kadrovikom), podpisnikom (vodjo) in nosilcem (zaposlenim) dokumenta. Za to je v sistemu KADRIS 4 na voljo poseben uporabniški vmesnik, ki omogoča nalaganje dokumentov, izbiro podpisnikov, podpisovanje, dopolnjevanje in pošiljanje dokumentov podpisnikom. Ta proces vključuje interakcijo med kadrovskim portalom (ustvarjalec dokumenta), portalom vodij (podpisnik dokumenta), osebnim portalom (zaposleni kot nosilec dokumenta) ter ponovno kadrovskim portalom (obveščanje o podpisanem dokumentu).

Za izvedbo tega postopka je nujno potrebna namestitev kvalificiranega digitalnega potrdila, ki ga izda zaupanja vredna certifikatna agencija. Delodajalec mora pridobiti takšno potrdilo za fizične osebe (zaposlene) in pravne osebe (delodajalca). Če delodajalec že uporablja sistem digitalnega podpisovanja ponudnikov, kot so ePERO, Rekono, Konica Minolta ipd., se meta podatki in PDF dokumenti iz sistema KADRIS 4 prenašajo v izbrani sistem ponudnika za podpisovanje in nato nazaj v KADRIS 4 oz. osebni portal zaposlenih.

Za arhiviranje dokumentov, ki se generirajo v KADRIS 4, se izvede integracija z zunanjimi ponudniki e-arhiva ali dokumentnega sistema, kot sta Mikrografija ali Mikrocop ipd. S pomočjo te integracije se omogoči učinkovito in varno arhiviranje dokumentov, kar prispeva k organiziranemu in trajnostnemu upravljanju dokumentacije.