Digitalizacija naprednejšega menedžmenta

Vemo, da so dinozavri izumrli, čeprav so bili zaradi velikosti strahospoštovanja vredna bitja. Verjetno so se jih vse druge živali bale ali pa so želele biti v njihovi zaščiti. Po drugi strani pa je mala, zoprna, v visokih tonih brenčeča golazen komarjev preživela, čeprav se jih nihče ne veseli in se ljudje že tisočletja bojujemo proti njim. Komarji so preživeli, ker so se znali prilagoditi vsakršnim spremenjenim razmeram. Dinozavri pa so bili okorni in povsem tradicionalni. Niso se prilagodili in so izumrli. 

V čem je že desetletja hitro opazna razlika med razvitimi in ostalimi predeli sveta? Gotovo je ena najbolj očitnih razlik hitrost opravljenega dela. V razvitem svetu velja le »zdaj in takoj«. Nič več ni ročnega pisanja faktur in računov. Ni več kurirske službe in klasičnih poštnih sporočanj. Vse poteka preko elektronskih orodij. Avtomat – računalnik odgovori na elektronsko naročilo, samodejno pošlje račun in nadaljuje s spremljanjem stanja naročila, plačila in odpreme pošiljke. V razvitih državah in tamkajšnjih podjetjih se zelo malo dela opravi ročno, večino opravijo taki in drugačni stroji. Vse je organizirano in pripravljeno, tako da je delo opravljeno čim natančneje in hitreje. S tem se poveča učinkovitost, hkrati se zmanjšajo stroški dela in poslovanja. Prav kakovostneje opravljeno delo in večja učinkovitost povečujeta razliko med uspešnimi, torej razvitimi, in tistimi, ki zaostajajo in bolj ali manj hitro umirajo. Nihče noče biti neuspešen, nihče noče zaostati in celo propasti. Zato si oglejmo področje, na katerem lahko v podjetjih, kjer si služite kruh in ste soodgovorni za čim boljšo kondicijo, pomagate k boljšim rezultatom in uspešnosti. Digitalizacija menedžmenta in celotnega upravljanja podjetja je tisto področje, ki ga želim približati.

Kako (p)ostati uspešen?

Kot je že zapisano, kdor ni prilagodljiv, odziven in hiter, zaostane. Današnje okolje zato samo po sebi kliče k spremembi razmišljanja in vedenja. Le takojšnji odziv je lahko rešitev za obstanek. Mogoče je za koga že prepozno, ker ga je konkurenca, ki se je dovolj hitro odzvala in že uporablja moderne digitalne rešitve, neulovljivo prehitela. Resda so se velika in uspešna podjetja večinoma že digitalno preobrazila, a po drugi strani ni še nič usodno zamujenega. Le vsakdo od zaposlenih se mora odločiti in sodelovati pri izgradnji agilne organizacije. Agilna organizacija je namreč tista, ki je pripravljena na spremembe. To, kar je bilo dobro desetletja, je lahko nenadoma preživeto, in kdor ne zapusti starega načina dela in razmišljanja, bo preživet, ne bo preživel. Spomnimo se velike tovarne pisalnih strojev Olivetti. Z zatonom klasičnih pisalnih strojev so skoraj propadli, ker so se oklenili električnih pisalnih strojev z vrtljivo glavo in marjetico. To je bil takrat velik napredek, vendar je vzporedno že potekal razvoj popolnoma računalniških urejevalnikov teksta. Šele ko so zapustili svoj »napredni izum«, so začeli spet rasti. Ko so se pridružili toku razvoja digitalnih tehnologij, so se rešili. Zaposleni, povezani v ekipe, so iskali nove, učinkovitejše poti do uresničitve ciljev. Ne dovolite, da tudi vaše podjetje zaide v krizo, preden se zbudite. Že sedaj postanite agilno podjetje, ki bo z novim načinom razmišljanja uvajalo nove načine dela.

Digitalizacija – uvajanje novih načinov dela

Digitalizacija ni podaljšek starega načina dela, kjer bi le s papirja prenesli vsebino na zaslon. Nekateri menijo, da je zadosten napredek že vnašanje podatkov v excelove tabele in oblikovanje dopisov po vnaprej shranjenem vzorcu. To še vedno pomeni ročno delo, le da je zapis shranjen v računalniku, pogosto pa tako napredni uslužbenci za vsak primer še vedno vse shranjujejo v papirni obliki na večmetrskih policah s fascikli. 

Pri mesečnih izračunih plač npr. prava digitalizacija pomeni celotno nadomestilo ročnega izračuna dnevnic, bolniških odsotnosti, dopustov, nadurnega dela, dežurstev, potnih nalogov idr. preko podatkov, ki so se vnesli avtomatsko z registracijo delovnega časa in z različnih dovolilnic, delovnih nalogov in celo z vnosi, ki jih delavec sam doda v sistem personalne mape. Obstajajo IT-rešitve, ki pomagajo v krajšem času narediti bolje in več. Ročni vnosi pomenijo veliko nevarnost napak zaradi preutrujenosti in drugih dejavnikov. 

Ob tem se seveda pojavi problem varnosti podatkov. Kaj če se pokvari računalnik? Izbriše se lahko celotni spomin. Tudi DVD in drugi nosilci spomina se lahko poškodujejo. Danes se v sodobni IT-tehnologiji uporablja shranjevanje podatkov v oblaku. Shranjeni so tako, da so vam dostopni, kjerkoli ste. Tak način shranjevanja podatkov je tudi varnejši pred vdorom različnih hekerjev. Seveda je treba uporabljati ustrezno zaščitno opremo in spreminjati gesla.

Digitalizacija registracije delovnega časa in s tem povezan izračun plač omogoča, da na primer spremljate, koliko časa oz. delovnih dni na leto prebije kadilec v kadilnici. V našem podjetju je enemu kadilcu v enem letu naneslo celih 90 ur prekajenih izven delovnega mesta. 

Pomen digitalne preobrazbe

Digitalizacija podjetja oz. digitalna preobrazba ima v primerjavi s klasičnim ročnim delom številne prednosti. Pomembna je predvsem s petih vidikov:

DELO JE OPRAVLJENO HITREJE. 

• Ni več ročnega, zamudnega vnosa podatkov.
• Ni več tiskanja in zamudnega vročanja plačilnih list.
• Ni več pisanja listkov za odobritev dopusta in dovolilnic za predčasen odhod z dela.
• Ni več vročanja obvestil o dopustu. Vse to se zapisuje na osebni portal delavca. S klikom v aplikacijo so dostopni vsi podatki o posamezniku in celotni delovni skupini ali celotnem podjetju.

ZMANJŠAJO SE STROŠKI PODJETJA.

• Manjši so materialni stroški, ker je manj tiskanja.
• Nižji je strošek dela zaposlenega, ki je prej tiskal dokumente. IT-tehnologija omogoča zaposlenim, da sami pogledajo v svojo osebno mapo in natisnejo tisto, kar želijo. Ker je vpogled vedno mogoč, tiskanje praktično ni potrebno.
• Manj je »viška« ur, ker se lahko planira, koliko časa zaposleni porabijo za določeno delo. Prekoračen čas se avtomatsko ne šteje, lahko pa ga odobri vodja.
• Poračunov in odstopanj pri izračunu plač je veliko manj. Včasih so različne kombinacije prihodov na delo in odhodov. Take posebnosti so lahko vnaprej vnesene oz. se upoštevajo s preprostim klikom na ukaz v aplikaciji.
• Kadilcem, »kofetarjem« in različnim izletnikom na krajše odsotnosti z delovnega mesta se te beležijo in štejejo v »zasebni čas«, ki ga je treba nadomestiti.

POVEČA SE UČINKOVITOST PODJETJA.

• Čas, namenjen ročnemu vnosu podatkov, je namenjen npr. delu z ljudmi. Več se lahko pogovarjate o načrtovanju, iskanju novih sodelavcev, iskanju novih možnosti dela in orodij za izboljšavo dela.
• Obveznost in odgovornost za zaključek potnih nalogov in odsotnosti je prenesena na zaposlene in vodje. Podatke lahko vnašajo zaposleni sami.
• Zaposleni imajo vedno vpogled v svoje podatke. Morebitne nesporazume in nedoslednosti je mogoče sproti odpravljati.
• Podatki so pregledni in hitro dostopni za pripravo različnih poročil. Le z enim klikom lahko vidite, koliko zaposlenih je na bolniški, ali pri koliko bolniška traja že dlje časa, ali koliko zaposlenih planira dopust za določeno obdobje. Tako lahko planirate delo s tistimi, ki bodo na delovnem mestu …

OMOGOČA BREZPAPIRNO POSLOVANJE.

• Plačilne liste, pogodbe, aneksi k pogodbam, obvestilo o dopustu, odredbe za nadurno delo, obvestilo o plačilu dohodnine, ocenjevalni listi za letne ocene v javnem sektorju idr. so dostopni v osebnem portalu zaposlenega.
• V javnem sektorju je zahtevan vnos letnih ocen in nato izračun za napredovanje. S sodobnimi IT-rešitvami kadrovska služba le kontrolira, kdo še ni izvedel ocenjevanja. Po ocenjevanju naredi preračun kandidatov za napredovanje.
• Po digitalni preobrazbi podjetja so vsi opomniki vneseni v skupni koledar in hkrati v osebni koledar vsakega zaposlenega. Tako ni več nevarnosti, da se pozabi na iztek pogodbe za določen čas, oddajo zahtevkov za refundacije, čas obveznih zdravniških pregledov ipd.

PREPREČUJE NAPAKE PRI VNOSU PODATKOV.

• Avtomatska registracija delovnega časa onemogoča napake pri izračunu plače. Hkrati lahko izračuna dodatke, ki pripadajo zaposlenemu glede na prisotnost. Ne more priti do napak glede pravice do malice, izplačila dnevnice ali nadurnega dela. Dežurstva so upoštevana že s samim vnosom naloga za dežurstvo in registracijo prihoda na delovno mesto.
• Vsak podatek je treba vnesti le enkrat. Nato se podatki sami prenašajo v aplikaciji in upoštevajo tam, kjer je to potrebno.
• Ročno prepisovanje podatkov predstavlja veliko tveganje za vnašanje napak.

SKRBNIK SODOBNE IT-REŠITVE ZAGOTAVLJA SKLADNOST Z ZAKONODAJO.

Spremljanje zakonodaje pri izračunu plač in drugih dejavnostih z zaposlenimi je velik napor in zahteva pravno znanje. Hkrati napake pri neupoštevanju zakonodaje predstavljajo veliko tveganje in kazensko odgovornost. Skrb in odgovornost namesto vas prevzame skrbnik vaše IT-rešitve. Poskrbi za sprotno in natančno spremljanje zakonodaje in vnos sprememb v aplikacijo, ki izračuna npr. regres, prost davčnih bremen, ali pravilno izračuna višino dnevnice, ki se je pred leti za javni sektor spremenila.

Ena od pravic, ki jih prinaša uredba GDPR, je pravica zaposlenega do vpogleda v lastne osebne podatke, ki jih vodi delodajalec. Z uporabo osebnega portala v IT-rešitvi lahko zaposleni vedno sam, brez pomoči kadrovske službe, s svojim geslom dostopa do vseh svojih podatkov.

Ne boste obrnili vetra razvoja. Edino, kar je v vaši moči, je, da ga ujamete in z njim zaplujete v prihodnost. Kdor ne bo sprejel digitalizacije delovnih procesov in vodenja menedžmenta v podjetju, bo obstal v brezvetrju. Preživeli bodo le tisti, ki bodo izkoristili možnosti IT-rešitev oz. digitalne preobrazbe. Niti velikost niti monopol na trgu vas ne moreta rešiti. Rešila vas bo le prilagodljivost. Agilnost podjetja se kaže v sprejemanju najboljših rešitev, ki jih ponuja trg.

DIGITALNA PREOBRAZBA VAŠEGA PODJETJA VAM OMOGOČA:

• Hitreje in bolje opravljeno delo.
• Znižanje stroškov podjetja.
• Porazdelitev odgovornosti za pravilnost podatkov na vodje in zaposlene.
• Brezpapirno poslovanje.
• Skladnost z zakonodajo.

PREŽIVITE IN SE RAZVIJTE V NAJBOLJŠE. 

Članek je iz revije ADMA, maj 2019.