KADRIS 4: RIS - Elektronski bolniški list (obrazec eBOL)

Od 1. januarja 2020 je v veljavi elektronska oblika listine Potrdila o začasni zadržanosti od dela. Papirni obrazec BOL v elektronski obliki se po novem imenuje elektronski bolniški list ali obrazec eBOL. Papirni bolniški listi bodo v veljavi še do 31. januarja 2020, po 1. februarju 2020 pa bodo na voljo le še elektronski bolniški listi (obrazec eBOL).

Kaj pomeni sprememba za zaposlene?

Prednost uvedbe obrazca eBOL za zaposlene pomeni, da jim ne bo več potrebno dostaviti bolniškega lista v papirni obliki delodajalcu, saj bo delodajalcem omogočen dostop do teh podatkov prek državnega spletnega portala SPOT. To pomeni, da bo zaposleni po opravljenem zdravljenju bolniški stalež lahko zaključil kar po telefonu in ne več z obiskom zdravstvene ustanove z namenom dviga bolniškega lista.

Kaj pomeni sprememba za delodajalce?

Podjetja oz. delodajalci boste dostopali do obrazcev eBOL preko državnega spletnega portala SPOT takoj, ko jih bodo zdravniki izdali na ta isti portal. Delodajalci boste nato lahko prenesli te podatke v svoje informacijske sisteme za obračun plač in nadomestil ter pripravo zahtevkov za refundacijo nadomestila plače pri ZZZS. To pomeni, da vam teh podatkov ne bo več potrebno ročno prepisovati iz papirnih bolniških listov, prav tako ne prilagati fotokopij ali skeniranih bolniških listov k zahtevkom za refundacijo nadomestil plač, če nadomestilo plača ZZZS.

Kaj pomeni sprememba za delodajalce, ki uporabljajo za upravljanje delovnega časa in obračun plač informacijski sistem KADRIS 4? 

1. KORAK: Ureditev dostopa do portala SPOT in obrazcev eBOL

Pogoji za dostop do portala SPOT oz. pridobitev podatkov z obrazcev eBOL v katerikoli informacijski sistem za evidenco in obračun bolniških odsotnosti:

• dostop do spleta,
• matična številka podjetja,
• obdobje spremembe podatkov,
• kvalificirano digitalno potrdilo (certifikat) oz. potrdilo za pooblaščeno osebo,

Vsem našim uporabnikom priporočamo, da si za integracijo našega sistema KADRIS 4 s portalom SPOT pridobijo kvalificirano digitalno potrdilo (certifikat) SIGEN-CA. Izdaja jih SI-TRUST, Državni center za storitve zaupanja, ki deluje v okviru Ministrstva za javno upravo Republike Slovenije. Za njegovo namestitev v naš sistem KADRIS 4 pa za vas poskrbimo mi.

2. KORAK: Prepis ali avtomatski zajem obrazcev eBOL v informacijski sistem KADRIS 4

ROČNI PREPIS podatkov z obrazca eBOL

Ročni prepis podatkov z obrazca eBOL zajema podatke v PDF formatu in poteka preko forme Bolniški list, ki je del osnovne registracije in je v uporabi pri vseh obstoječih uporabnikih sistema KADRIS 4. Sistem pridobi podatke, kot so: »Prvi dan zadržanosti«, »Prejšnja zadržanost z dela – recidiv«, zadržanost z dela »Za polni delovni čas« oz. »Za krajši delovni čas«, »Prvi dan zadržanosti za razlog« in »Razlog zadržanosti«. Vsi ti podatki omogočajo izračun posameznih vrst plačil glede na »Razlog zadržanja« in »Trajanje bolniške odsotnosti (primer: do 30 dni/nad 30 dni)«. Izračunane vrste plačil so podlaga za izvoz v plačni sistem.

Ta način že obstaja in nima sprememb.

POLAVTOMATSKI in AVTOMATSKI ZAJEM obrazcev eBOL

Avtomatski zajem celotnega obrazca eBOL poteka s pomočjo posla, ki popolnoma digitalizira proces zajem, zapisa in priprave podatkov za prenos v sistem KADRIS 4. KADRIS 4 preko posla z eno poizvedbo avtomatsko prenese do 50 obrazcev eBOL, v naslednji poizvedbi naslednjih 50 obrazcev eBOL in tako naprej. V sistemu se obrazec poveže z zaposlenim preko imena in priimka in/ali EMŠO številke. Sledi zapis, ureditev in potrditev podatkov v obstoječi formi Bolniški list. Tako urejeni podatki omogočajo izračun posameznih vrst plačil glede na »Razlog zadržanja« in »Trajanje bolniške odsotnosti (primer: do 30 dni/nad 30 dni)«. Izračunane vrste plačil so podlaga za izvoz v plačni sistem, ki vsebuje podatke, kot so: »Prvi dan zadržanosti«, »Prejšnja zadržanost z dela – recidiv«, zadržanost z dela  »Za polni delovni čas« oz. »Za krajši delovni čas«, »Prvi dan zadržanosti za razlog«. Prenesen bo tudi »Razlog zadržanosti«.

Ta način je popolnoma nov in integriran s portalom SPOT preko modula KADRIS 4: RIS - eBOL. Pogoj za uvedbo je zadnja verzija sistema KADRIS 4 z grafičnim vmesnikom 4.7 in nameščen modul eBOL.

PREDNOSTI avtomatskega zajema obrazca

• Popolna digitalizacija procesa oz. ukinitev ročnega prepisovanja podatkov,
• izračun vrst plačil povezanih z bolniškimi odsotnostmi,
• izvoz podatkov o bolniških odsotnostih v plačni sistem,
• oddaja zahtevkov za refundacijo preko novega modula eNDM.