Kako odpraviti stres pri obračunu plač

Obračun plač je za odgovorne zaposlene v mnogih podjetjih ena izmed najbolj stresnih dejavnosti. Povezan je s številnimi obračunskimi podatki, ki jih računovodstva pogosto prejmejo tik pred zdajci ter vse bolj z likvidnostjo, zaradi katere je potrebno izračune in izplačila vse večkrat prilagajati razpoložljivim sredstvom. Hkrati pa izplačilo plač vsaj v urejenih podjetjih seveda ne sme nikoli zamuditi.

»Učinkovit plačni sistem ima trojni pomen: stroškovni, motivacijski in socialni. V njem se odraža urejenost poslovanja: pristojnosti in odgovornosti, cilji posameznika, organizacijske enote in podjetja, ciljno vodenje zaposlenih, doseganje ciljev in nagrajevanje. Vse to podpira doseganje strateških načrtov podjetja, krepi njegovo konkurenčnost ter motivira zaposlene za osebni razvoj in doseganje pričakovanih rezultatov pri delu. Za izvajanje plačnega sistema, torej obračun in izplačilo plač ter notranje in zunanje poročanje, pa potrebujemo dober plačni informacijski sistem,« pravi Nataša Kovačič, pomočnica generalnega direktorja podjetja Četrta pot.

Podobni, a vseeno različni

Plačne informacijske sisteme uvrščamo med najbolj standardne informacijske rešitve, saj jih v veliki meri določajo veljavni predpisi. Kljub temu se med seboj precej razlikujejo. Od razmeroma enostavnih in cenenih, ki so primerni predvsem za manjša in nezahtevna podjetja, katera za obračun plač pogosto uporabljajo kar storitve računovodskih servisov. Do kompleksnih, ki podpirajo plačne sisteme najzahtevnejših uporabnikov v gospodarstvu in negospodarstvu z njihovimi kolektivnimi pogodbami, internimi akti in različnimi pogodbami o zaposlitvi.

V čem je razlika med računovodskim servisom in zunanjim obračunom plač? Računovodski servis izvaja celoten proces finančnega poslovanja podjetja, zunanji obračun (t.i. outsourcingu) pa zgolj za obračun in izplačilo plač ter poročanje.

Kakšen je dober program za obračun plač?

»Za uporabnika v računovodstvu je najbolj pomembno, da je razumljiv in enostaven za uporabo, pravočasno skladen z veljavnimi predpisi in da omogoča vse, kar vodstvo od njega pričakuje. Od simulacij in testnih obračunov različnih izplačil, do prilagajanja vsebine izpisa na plačilni listi. Za vodstvo pa je še posebej pomembna tajnost, saj so podatki o plačah in stimulacijah med najbolj občutljivimi v vsakem podjetju,« pravi Matjaž Dagarin, produktni vodja za plačne informacijske sisteme v podjetju Četrta pot. »Vendar samo dober program običajno ni dovolj. Uporabniki od ponudnika pričakujejo tudi poznavanje in tolmačenje predpisov, svetovanje pri optimizaciji procesa obračunov, izplačil in poročanja ter po potrebi pomoč pri obračunih ali uporabi programa.«

Trend: Brezpapirno poslovanje

Za izpis plačilnih list se vsak mesec porabijo gore papirja. Zato se nekatera podjetja tudi na tem področju že odločajo za brezpapirno poslovanje in plačilne liste zaposlenim pošiljajo v elektronski obliki. Pri tem je zlasti pomembna varnost dokumentov in zaščita osebnih podatkov.

Kdaj je pravi čas za zamenjavo programa?

»Dokaj razširjeno je napačno mnenje, da je pravi čas za zamenjavo programa za obračun plač na začetku poslovnega leta. Zamenjajte ga, ko obstoječi program ne izpolnjuje več vaših potreb, saj se podatki za letne obdelave in poročanja prenesejo iz starega programa,« pojasnjuje Dagarin. »Prav tako pogosto je vprašanje, koliko časa takšna zamenjava traja. Uvedba novega plačnega informacijskega sistema je sicer odvisna od zahtevnosti plačnega sistema v organizaciji, a redko traja več kot dva do tri mesece.«

In kako se izognemo stresu pri obračunu plač?

»Predvsem z enostavnim in hitrim obračunom plač. To uporabnikom omogočajo številni prednastavljeni podatki, sočasni obračuni vseh tipov dohodkov in elektronsko posredovanje podatkov. Program mora uporabniku omogočati preproste nastavitve posebnostim posameznega obračuna, vklope ali izklope parametrov in podobno. Takšne plačne informacijske sisteme uvajamo v Četrti poti. So univerzalne rešitve za vse vrste podjetij in organizacij, primerne za preproste, pa vse do najzahtevnejših obračunov plač, ki jih srečamo v našem poslovnem okolju,« zaključuje Matjaž Dagarin.