Kako prihraniti pri nadurah

Finance, 22. marec 2012

E-dovolilnica je učinkovita rešitev za avtomatizirano upravljanje nadurnega dela.

Pred kratkim so v podjetju Četrta pot pri svojem delu prejeli naslednje vprašanje: »Ali obstaja rešitev, ki bi nam omogočila učinkovit nadzor nad stroški z nadurami? Čeprav uporabljamo elektronsko evidentiranje delovnega časa, imajo namreč naši zaposleni še vedno veliko število evidentiranih nadur.«

Vnos e-dovolilnice prek spletnega
obrazca

Precejšnje število podjetij in organizacij zaposlenim še vedno priznava in plačuje nadurno delo. Pri tem se pogosto postavljajo vprašanja, ali so bile nadure zares potrebne, kdo jih je odobril in koliko takšnega dela je bilo dejansko opravljenega. Ta vprašanja so posebno  pomembna zato, ker so nadure povezane z izplačili in torej neposrednimi finančnimi stroški poslovanja.

Zaokroževanja in »napake«

Ko smo evidenco delovnega časa zaposlenih še vodili z vpisi v knjige in zvezke, smo se ubadali vsaj z dvema velikima slabostma. Ljudje smo že po naravi nagnjeni k zaokroževanju. Prihod deset minut čez uro je bil običajno zabeležen kot točen in odhod deset minut pred časom prav tako. Ker so zaposleni stanje ur in nadur pogosto računali sami, so se  »napake« dogajale tudi pri seštevkih. Zato ni čudno, da so se ob uvedbi elektronskega evidentiranja prihodov in odhodov zaposlenih pokazala velika odstopanja pri številu nadur,  zaradi česar se uvedba takšnih sistemov marsikje povrne že v nekaj mesecih.

Je elektronsko evidentiranje res rešitev?

Vendar imajo lahko tudi elektronski sistemi za evidentiranje delovnega časa svoje  pomanjkljivosti. Če programske nastavitve to dopuščajo, lahko zaposleni s predčasnimi  prihodi na delo in kasnejšimi odhodi domov pridobijo precejšnje presežke ur. Takšno   odstopanje lahko rešimo s tako imenovanimi fiksnimi urniki, ki zaposlenim ne upoštevajo prihodov in odhodov zunaj določenega delovnega časa. Evidentiranju nadurnega dela je v tem primeru namenjena funkcijska tipka na registrirnem mestu. Ker pa so  zaposleni ponekod kmalu ugotovili, da  nad uporabo tipke običajno ni pravega nadzora, so jo začeli izkoriščati in presežki ur so spet narasli.

Bitka za nadure se nadaljuje

Vendar se tudi delodajalci niso vdali kar tako. Za napoved in/ali odobritev nadurnega dela so uvedli pisne dovolilnice. Čeprav so lahko dokaj učinkovite, je z njimi veliko administrativnega dela pri izpolnjevanju, potrjevanju ter vpisovanju ali preverjanju v evidenci delovnega časa zaposlenih. Zato so uporabniki potrebovali učinkovitejše rešitve za avtomatizirano upravljanje nadurnega dela, ki  ga omogoča elektronska dovolilnica ali tako imenovana e-dovolilnica.

E-dovolilnica

Vnos e-dovolilnice s funkcijsko
tipko na terminalu

In kako deluje e-dovolilnica za nadurno delo? Najbolj enostavno z uporabo funkcijske tipke na registrirnem mestu. Zaposleni čas, za katerega želi, da se upošteva kot nadurno delo, evidentira s funkcijsko tipko. Sistem izdela e-dovolilnico, ki jo nadrejeni  prejme po elektronski pošti in delo zunaj rednega delovnega časa odobri ali zavrne. Dovolilnica omogoča tudi drugačne načine delovanja, kot so vnaprejšnja napoved in odobritev nadurnega dela, večnivojsko odobravanje in podobno.

E-dovolilnica je med drugim namenjena tudi avtomatizaciji odobravanja nadur, saj omogoča odpravo pisnih dovolilnic in z njimi  povezanega administrativnega dela. Proces napovedi in odobritve je v celoti sledljiv, stanje nadur s pripadajočimi stroški pa pod nadzorom vodij in vodstva podjetja ali organizacije. To pa je ena izmed poglavitnih razlik med evidentiranjem in aktivnim upravljanjem stanja nadur pri delovnem času zaposlenih.

Prihranek stroškov nadurnega dela v treh korakih:

1. Elektronsko evidentiranje delovnega časa
2. Funkcijska tipka za evidentiranje nadurnega dela
3. E-dovolilnica za odobravanje nadurnega dela

Želite izvedeti, kako časa in denarja bi lahko prihranili pri vas? Pokličite nas na številko 04 280 66 60 ali nam pišite na e-naslov prodaja@cetrtapot.si in dogovorili se bomo za brezplačno analizo stanja s predlogi možnih rešitev.