Kakovostno upravljanje delovnega časa

Finance, 16. februar 2012

Informatizacija navzočnosti na delu v turizmu prinaša boljše načrtovanje dela, večjo natančnost in prihranke

Elektronsko upravljanje delovnega časa v turizmu je izjemno zahtevno, saj mora sistem dopuščati dnevno načrtovanje urnikov. Podjetja, ki jim je to uspelo, pa so bila nagrajena z natančnejšim zbiranjem podatkov, prihranki časa in znižanjem stroškov ter boljšim pregledom nad navzočnostjo zaposlenih.

Ko smo se pred časom pogovarjali z direktorjem večjega slovenskega hotelskega podjetja, je brez zadrege priznal, da pri njih prihode in odhode zaposlenih se vedno beležijo na papirju. Zaradi slabih izkušenj s kar dvema ponudnikoma elektronskih sistemov za evidenco delovnega časa so namreč prepričani, da učinkovita informacijska rešitev na tem področju v turizmu ni izvedljiva. »Turizem je zaradi značilnosti svojih delovnih procesov zanesljivo eno izmed najzahtevnejših področij za registracijo in obračun delovnega časa zaposlenih,« potrjuje Sašo Štibelj, produktni vodja v podjetju Četrta pot.

Zahtevno določanje urnikov

In kakšne so posebnosti delovnega časa v turizmu? »Osebje se mora prilagajati potrebam in zahtevam posameznih gostov, skupin zaposlenih in dogodkov, zato je pri določanju delovnega časa mnogo različnih kombinacij, ki se dnevno  spreminjajo. Posledica takšnega načina dela je veliko število možnih urnikov, ki jih je treba – glede na potrebe delovnih procesov – dnevno načrtovati po posameznih skupinah zaposlenih. Zaradi pogosto spreminjajočega se in neenakomerno razporejenega delovnega časa klasični elektronski sistemi za evidentiranje delovnega časa zaposlenih, ki temeljijo zgolj na urnikih delovnega časa, v turizmu niso najboljše možne rešitve,« dodaja Štibelj.

Potrata časa in možnosti zlorab

Posledice vztrajanja pri beleženju navzočnosti na papirju so velika poraba delovnega časa za preračunavanje ur, pomanjkanje pregleda nad navzočnostjo in razpoložljivostjo zaposlenih ter zamuden izračun in vnos podatkov v plačni sistem. Takšno evidentiranje je pogosto podvrženo tudi zlorabam, ki lahko podjetje stanejo precej denarja. »Situacija na papirju sčasoma ni več obvladljiva in primerna za sodobno poslovno okolje,« pravi Jure Habbe, direktor področja trženje v podjetju Četrta pot. »In takrat se tudi v turističnih podjetjih običajno odločijo za informacijsko podporo temu procesu.«

Rešitev mora omogočati dnevno načrtovanje

Informatizacija upravljanja delovnega časa se v turizmu precej razlikuje od drugih gospodarskih dejavnosti. »Zelo pomembno je, da rešitev podpira možnost  dnevnega načrtovanja urnikov delovnega časa, ki se lahko zaradi narave dela pri zaposlenih stalno spreminjajo. Za povezavo s plačnim sistemom je nujna pravilnost in natančnost podatkov, saj pri obračunu plač ne sme biti napak. Prav taka mora sistem evidentiranja navzočnosti preprečevati možnost zlorab, kar lahko dosežemo na različne načine. In zagotavljati avtomatizacijo nekaterih drugih procesov, povezanih z delovnim časom, kot so napovedi in odobritve odsotnosti in službenih poti, s čimer lahko podjetje prihrani precej časa in nepotrebnih stroškov,« našteva Sašo Štibelj.

Rezultati presegli pričakovanja

»'Z uvedbo informacijske podpore smo na področju delovnega časa zaposlenih dosegli vse zastavljene cilje. V nekaterih primerih so rezultati in izkušnje z uporabo sistema celo boljši od naših pričakovanj. Poti nazaj ni več. Po štirih letih uporabe si ne zamišljamo, da ga ne bi imeli. Kakor tudi, kako smo brez tega prej sploh lahko živeli.' To je odziv enega od naših številnih poslovnih partnerjev na tem področju, « pravi Jure Habbe.

In nad katerimi informacijskimi pridobitvami so uporabniki običajno najbolj navdušeni? Dnevno načrtovanje urnikov rešuje problematiko spreminjanja in neenakomerno razporejenega delovnega časa zaposlenih. Elektronske dovolilnice avtomatizirajo postopek napovedi in odobritve odsotnosti ter obračun službenih poti. Ker omogočajo odpravo papirnih dovolilnic in s tem manjšo porabo papirja, so hkrati ekološko prijazna rešitev. Izračun in prenos podatkov v plačni sistem prihrani veliko delovnega časa in odpravlja napake pri preračunavanju ur. S stalnim pregledom podatkov postane obvladljivo stanje nadur. Enostavno pa je tudi evidentiranje navzočnosti študentov in drugih zunanjih sodelavcev in obračunur zanje.

Za konec se odgovor na vprašanje, kaj bi v Četrti poti priporočili turističnim podjetjem, ki imajo podobne težave z delovnim časom zaposlenih in razmišljajo o uvedbi informacijskega sistema. »V prvi fazi je treba predvsem natančno določiti razloge in zahteve za uvedbo taksnega sistema. Preostalo je v nadaljevanju večinoma naloga izbranega ponudnika, ki mora biti zahteve seveda sposoben izpolniti v praksi. Veliko vlogo pri uspešni izvedbi projekta ima tudi ekipa na strani naročnika, ki lahko zelo vpliva na končno rešitev. Vedno namreč obstaja več poti, a vse niso prave,« še dodaja Jure Habbe.