Digitalizacija podjetja in poslovnih procesov

V dobi hitrih tehnoloških, gospodarskih in geopolitičnih sprememb se način delovanja večine panog bistveno spreminja. Digitalizacija podjetja in poslovnih procesov ni več izbira, ampak nujnost, ki omogoča priložnosti za izboljšanje učinkovitosti, produktivnosti in konkurenčnosti.

Podjetja, ki so uspešno uvedla digitalne tehnologije, poročajo o zmanjšanju stroškov za do 20 % in izboljšanju operativne učinkovitosti za več kot 30 %. Ta članek ponuja vpogled v ključne korake za uspešno digitalizacijo, izpostavlja koristi in obravnava izzive, s katerimi se lahko podjetja srečujejo na tej poti.

Digitalizacija procesov za podporo delu z zaposlenimi

Digitalizacija poslovnih procesov, ki so povezani z delom zaposlenih, avtomatizira ključne naloge za boljše upravljanje in planiranje delovnega časa, razvoj kadrov in obračunavanje plač.

Digitalizacija poslovnih procesov vključuje implementacijo sistemov, kot so:

• HRM (Human Resource Management): upravljanje podatkov zaposlenih, usposabljanj in kompetenc.
• T&A (Time and Attendance): spremljanje delovnega časa, odsotnosti in planiranje urnikov dela.
• Plačni sistemi (Payroll): avtomatiziran obračun plač in povračil stroškov.
• Sistemi kontrole dostopa (Acces Control): elektronsko ali brezstično odpiranje vrat.

Zakaj je digitalizacija podjetja potrebna?

V svetu, kjer konkurenca neprestano raste, se podjetja nenehno prilagajate novim razmeram in izkoriščate tehnološke inovacije, da ohranjate svojo konkurenčno prednost. V podjetju ČETRTA POT digitaliziramo delovne procese že več kot 30 let in na podlagi izkušenj naših uporabnikov lahko z vami delimo ključne prednosti, ki jih prinaša digitalizacija poslovnih procesov:

1. Zmanjšajte napake in z njimi povezane stroške 

Z avtomatizacijo administrativnih nalog, kot so evidentiranje delovnega časa, spremljanje bolniških odsotnosti, obdelava zahtevkov za nadomestila plač, obračun potnih stroškov in plač ter razporejanja dela, si boste zmanjšali možnosti človeških napak in s tem povezanih stroškov.

2. Povečajte produktivnost

Z digitalnimi orodji ali programskimi moduli boste naloge izvajali hitreje, zaposleni pa se bodo lahko osredotočili na bolj strateške dejavnosti, kot so razvoj novih produktov ali upravljanje odnosov s strankami.

3. Povečajte preglednost poslovanja  

Enotna platforma omogoča sproten vpogled v ključne kazalnike uspešnosti, kar bo vodstvu omogoča hitrejše in bolj informirane odločitve.

4. Pohitrite prilagodljivost

Digitalizacija vam omogoča prilagoditev na spremembe v realnem času, na primer hitro prerazporejanje virov ali prilagoditev delovnih urnikov glede na povpraševanje.

Kako poteka digitalizacija podjetja?

Pri nas se digitalizacija podjetja običajno začne z analizo obstoječih procesov in identifikacijo področij, kjer bi digitalizacija prinesla največje koristi. Pogosto se zgodi, da stranka pristopi k nam z jasno določenimi cilji in potrebami, ki jih želi doseči. Po uvodnem sestanku sledi natančnejši pregled potreb in pričakovanj, izvedljivost rešitev in postavitev prioritet. Uvedba informacijsko podprtih rešitev je strateški proces, ki vključuje naslednje korake:  

1. Načrtovanje in analiza

Najprej izvedemo analizo trenutnih poslovnih procesov in identificiramo področja, kjer bi digitalizacija prinesla največ koristi. To vključuje oceno tehnoloških potreb, človeških virov in finančnih sredstev.

2. Postopna implementacija

Strankam priporočamo postopno uvajanje novih digitalnih orodij. Ta pristop omogoča testiranje, prilagoditev na povratne informacije in zmanjšuje tveganje motenj v poslovanju.

3. Usposabljanje zaposlenih

Uspeh digitalizacije je v veliki meri odvisen od zaposlenih, zato je ključno, da so zaposleni pravočasno vključeni v proces digitalizacije in usposobljeni za uporabo novih orodij.

4. Nenehno spremljanje in izboljšave

Digitalizacija poslovnih procesov je kontinuiran proces. Po uvedbi redno spremljamo delovanje rešitev in prilagajamo strategijo glede na spremembe v poslovnem okolju.

Digitalizacija procesov vodenja zaposlenih

Kadrovski oddelki so postali ključni partnerji pri digitalni preobrazbi podjetij. Digitalna orodja omogočajo avtomatizacijo rutinskih nalog, kot so beleženje delovnega časa, upravljanje dopustov in odsotnosti ter planiranje urnikov dela. S prehodom na digitalna orodja in kulturo samopostrežbe se kadrovski oddelki bistveno razbremenijo administrativnega dela. Pridobljen čas  lahko namenijo strateškim nalogam, povezanih z vodenjem in razvojem zaposlenih.

Sodobni kadrovski strokovnjaki aktivno sodelujejo pri upravljanju kompetenc in veščin, potrebnih za različna delovna mesta, izvajanju rednih razgovorov, načrtovanju izobraževanj ter razvoju zaposlenih.

Poleg tega svetujejo vodstvu in spodbujajo povezanost ter informiranost zaposlenih, kar je še posebej pomembno pri grajenju zaupanja v času fleksibilnih oblik dela.

Naša platforma ponuja napredne kadrovske rešitve, ki omogočajo:

• boljšo analizo podatkov,
• pripravo natančnejših poročil,
• napovedovanje kadrovskih potreb na podlagi preteklih podatkov.

Takšne funkcionalnosti ne izboljšajo le procesa zaposlovanja, temveč tudi optimizirajo razporejanje delovnih nalog in dvigujejo splošno učinkovitost delovnega okolja.

Podjetja, ki uvedejo digitalne rešitve za vodenje zaposlenih, se hitreje prilagodijo spremembam na trgu in pridobijo pomembno konkurenčno prednost.

Napredne poslovne platforme

Sodobna poslovna platforme KADRIS 4, združujejo med seboj integrirane poslovne sisteme, kot so:

• Kadrovski in plačni sistemi.
• Administrativni procesi dela.
• Upravljanje delovnega časa, odsotnosti in razporejanje zaposlenih v urnike dela.

Z združevanjem različnih podsistemov na skupno platformo boste odpravili podvajanje podatkov, povečali natančnost ter zmanjšali obseg ročnega dela. Istočasno boste enostavno in hitro dostopali do ključnih informacij, potrebnih za strateško odločanje. Avtomatizirali boste rutinske naloge in si zagotovili točne podatke in pravilne mesečne obračune plač. Več o prednostih skupne platforme z med seboj povezanimi podsistemi, si lahko preberete TUKAJ.

Z uvedbo teh rešitev boste ustvarili bolj vključujoče in povezano delovno okolje, ki spodbuja inovativnost, povečuje preglednost ter omogoča dolgoročno rast in konkurenčnost.

Problemi digitalizacije, s katerimi se podjetja srečujejo

Kljub številnim prednostim se podjetja pri digitalizaciji pogosto srečujejo z različnimi izzivi:

1. Opolnomočenost zaposlenih

Spremembe so lahko neprijetne. Vključite zaposlene že v fazi načrtovanja in zagotovite ustrezno izobraževanje.

2. Visoki stroški

Implementacija novih sistemov lahko zahteva znatna finančna sredstva, kar je lahko ovira za manjša podjetja. Vendar tudi manjša podjetja lahko uvedejo sistemske rešitve, ki ponujajo naročniško razmerje brez vložkov v nakup programske opreme (SaaS) in nižje začete stroške.

3. Pomanjkanje strokovnega znanja

Mnogim podjetjem primanjkuje ustreznih veščin in znanja za učinkovito digitalizacijo poslovnih procesov. Sodelujte z nami, saj imamo izkušnje pri implementaciji kompleksnih sistemov.

4. Varnostni izzivi

S povečanjem digitalizacije se povečuje tudi tveganje za kibernetske napade, phishing ali ransomware. Uvedite šifriranje podatkov, večstopenjsko avtentikacijo in usposabljanje o kibernetski varnosti.

Digitalizacija podjetja ni trend, temveč korak k trajnostni konkurenčnosti

Digitalizacija poslovnih procesov ni zgolj tehnološki trend, temveč ključni korak k trajnostni konkurenčnosti. Za uvedbo naprednih tehnologij in poslovne platforme KADRIS 4 zmanjšate stroške, izboljšate produktivnost in zgradite bolj vključujoče delovno okolje.

Ne odlašajte – pripravite načrt digitalizacije podjetja in poskrbite, da bo vaše podjetje pripravljeno na izzive prihodnosti.